Běžný a zjednodušený režim evidence

Poplatníci, kteří vykonávají evidenční povinnost elektronicky, evidují tržby v jednom z těchto režimů:
- v běžném režimu "on-line",
- ve zjednodušeném režimu "off-line".
Poplatník musí v případě obou těchto režimů disponovat pokladním zařízením, které je způsobilé vystavit účtenku ve smyslu zákona o evidenci tržeb, přičemž:
- v běžném režimu disponuje poplatník stálým internetovým připojením tak, aby splnil povinnost odeslat údaje o evidované tržbě správci daně nejpozději v okamžiku jejího uskutečnění,
- ve zjednodušeném režimu je poplatník povinen zajistit zaslání údajů o evidované tržbě správci daně nejpozději do pěti dnů od jejich uskutečnění.

Evidence tržeb v běžném režimu (§ 18 zákona o evidenci tržeb) - "on-line"
Poplatník je povinen nejpozději v okamžiku uskutečnění evidované tržby
- zaslat datovou zprávou údaje o této evidované tržbě správci daně a
- vystavit účtenku zákazníkovi.
Okamžikem uskutečnění evidované tržby je okamžik přijetí evidované tržby nebo vydání pokynu k jejímu provedení, pokud byl tento pokyn vydán dříve. Vydáním pokynu se rozumí situace, kdy zákazník použije k platbě prostředek určený k zaplacení zboží nebo služeb v prostorách využívaných vydavatelem prostředku nebo zboží nebo služeb úzce vymezenému okruhu dodavatelů nebo k zaplacení úzce vymezeného okruhu zboží nebo služeb (typicky se jedná o použití různých druhů poukázek, voucherů, přednabitých karet apod.). Poplatník může zaevidovat tržbu a vystavit účtenku kdykoliv před uskutečněním později obdržené tržby, ale nejpozději při jejím uskutečnění. Např. při rozvozu jídla na objednávku z restaurace může poplatník zaslat datovou zprávou údaje o evidované tržbě správci daně a vystavit účtenku v provozovně předem a zákazníkovi účtenku předat spolu s objednaným jídlem v okamžiku přijetí platby. Zákon o evidenci tržeb neupravuje formát ani způsob předání účtenky zákazníkovi. Poplatník může vystavit účtenku v tištěné podobě, elektronicky (bez tisku ji lze předat zákazníkovi, který s takovýmto postupem učinil souhlas, např. prostřednictvím e-mailu), či jiným obdobným způsobem, který umožňuje zákazníkovi s účtenkou disponovat. Přesto však nejčastěji dochází k předávání tištěných účtenek.
Elektronické vystavení účtenky se uplatní zejména v situacích, kdy se prodej zboží a služeb uskutečňuje na dálku (např. internetový obchod). Účtenku lze elektronicky vystavit pouze za předpokladu, že s takovýmto postupem zákazník souhlasí.

Postup evidování tržeb v běžném režimu
V běžném režimu probíhá celý proces automaticky po zadání tržby do pokladního zařízení. Poplatník zašle datovou zprávu o transakci ve formátu XML do systému Finanční správy. Ze systému Finanční správy je zasláno potvrzení o přijetí s fiskálním identifikačním kódem. Poplatník vystaví účtenku (včetně fiskálního identifikačního kódu), kterou předá zákazníkovi.
Zákazník si může ověřit svoji účtenku prostřednictvím aplikace Ověření účtenky, podnikatel si ověří tržby evidované pod jeho jménem ve webové aplikaci Elektronická evidence tržeb. Aplikace Ověření účtenky a aplikace Elektronická evidence tržeb jsou k dispozici na Daňovém portále.

Evidence tržeb při výpadku spojení (§ 22 zákona o evidenci tržeb)
Pokud se pokladnímu zařízení v důsledku technické závady, dočasného výpadku nebo prostého zhoršení úrovně přenosu, nepodaří navázat spojení v nastavené mezní době odezvy (ze zákona nejméně na dvě sekundy), nemusí pokladní zařízení už dál čekat na odezvu ze systému Finanční správy a poplatník vystaví účtenku, která nebude obsahovat fiskální identifikační kód (FIK), ale musí obsahovat podpisový kód poplatníka (PKP). Dobou odezvy (§ 21 zákona o evidenci tržeb) se rozumí časový úsek mezi pokusem o odeslání údajů o evidované tržbě z pokladního zařízení poplatníka a přijetím fiskálního identifikačního kódu zpět na pokladní zařízení poplatníka. Mezní dobu odezvy poplatník musí nastavit podle typu podnikání a kvality internetového připojení tak, aby převážná většina tržeb byla zaevidována on-line.
Údaje o tržbě v tomto případě musí podnikatel elektronicky odeslat nejpozději do 48 hodin od uskutečnění evidované tržby. Z praktického hlediska může být zajištěno odesílání dat o tržbách automaticky softwarem v pokladním zařízení (tj. údaje o tržbách odeslat automaticky, po obnově spojení). To znamená, že podnikatel nemusí v případě výpadku spojení přerušit svou činnost, pouze pokračuje v jiném režimu.
Jednotlivé procesy při výpadku spojení opět probíhají automaticky po zadání tržby do pokladního zařízení. Poplatník zašle datovou zprávu o transakci ve formátu XML do systému Finanční správy, ale nepodaří se navázat spojení. Ze systému Finanční správy není zasláno potvrzení o přijetí s fiskálním identifikačním kódem. Poplatník vystaví zákazníkovi účtenku bez fiskálního identifikačního kódu (účtenka místo něj obsahuje podpisový kód poplatníka), kterou předá zákazníkovi. Jakmile dojde k obnově spojení, pokladní zařízení automaticky odešle datovou zprávu o transakci. Ze systému Finanční správy je zasláno potvrzení o přijetí s fiskálním identifikačním kódem. Zákazník si i v tomto případě může ověřit svoji účtenku prostřednictvím aplikace Ověření účtenky, poplatník si ověří tržby evidované pod jeho jménem ve webové aplikaci Elektronická evidence tržeb.

Evidence tržeb ve zjednodušeném režimu (§ 23 zákona o evidenci tržeb) - "off-line"
Poplatník ve zjednodušeném režimu postupuje obdobně jako při evidenci v běžném režimu s tím rozdílem, že
- je povinen zaslat datovou zprávou údaje o této tržbě správci daně nejpozději do pěti dnů od uskutečnění evidované tržby a
- nemá povinnost na účtence uvádět fiskální identifikační kód (FIK), ale je na účtence povinen uvést podpisový kód poplatníka (PKP).
Ve zjednodušeném režimu se mohou evidovat:
- tržby stanové zákonem, tj. tržby z prodeje zboží a služeb uskutečněných na palubě dopravních prostředků při pravidelné hromadné přepravě osob (bez ohledu na to, zda jde o silniční, drážní, leteckou dopravu či dopravu prostředky k vnitrozemské plavbě - § 10 zákona o evidenci tržeb).
- tržby, které povolil evidovat ve zjednodušeném režimu správce daně na základě žádosti poplatníka (§ 11 zákona o evidenci tržeb).
Žádost je možné podat písemně, ústně do protokolu nebo datovou zprávou. K podání žádosti není potřeba speciální formulář. V žádosti poplatník uvede odůvodnění, proč není možné tržby evidovat běžným způsobem a specifikuje okruh tržeb, na které se má povolení vztahovat. Poplatník nemusí žádat o povolení na všechny přijímané tržby, ale např. pouze na určité druhy tržeb nebo jen na tržby z činností některých svých provozoven. O povolení rozhoduje místně příslušný správce daně. Lhůta pro vydání rozhodnutí je patnáct dnů ode dne podání žádosti.

Postup evidování tržeb ve zjednodušeném režimu
Poplatník prostřednictvím pokladního zařízení (pokladna, PC, tablet, mobil s tiskárnou ...) vystaví účtenku bez fiskálního identifikačního kódu a uloží datovou zprávu o tržbě do paměti. Do pěti dnů zajistí poplatník odeslání datových zpráv o přijatých tržbách Finanční správě (např. tak, že přemístí pokladní zařízení do místa, kde je dostupný internet). Ze systému Finanční správy je zasláno potvrzení o přijetí s fiskálním identifikačním kódem. Zákazník si může ověřit svoji účtenku prostřednictvím aplikace Ověření účtenky, poplatník si ověří tržby evidované pod jeho jménem ve webové aplikaci Elektronická evidence tržeb.

Údaje zasílané Finanční správě (§ 19 zákona o evidenci tržeb)
Údaji o evidované tržbě zasílanými datovou zprávou jsou vždy:
- daňové identifikační číslo (DIČ) poplatníka,
- označení provozovny, ve které je tržba uskutečněna,
- označení pokladního zařízení, na kterém je tržba evidována,
- pořadové číslo účtenky,
- datum a čas přijetí tržby nebo vystavení účtenky, pokud je vystavena dříve,
- celková částka tržby,
- bezpečnostní kód poplatníka (BKP),
- podpisový kód poplatníka (PKP),
- údaj, zda je tržba evidována v běžném nebo zjednodušeném režimu.
Údaji o evidované tržbě zasílanými datovou zprávou jsou při naplnění konkrétních okolností také další údaje. Například u plateb, které jsou určeny k následnému čerpání nebo zúčtování a u plateb, které jsou následným čerpáním nebo zúčtováním:
- celková částka plateb určených k následnému čerpání,
- celková částka plateb, které jsou následným čerpáním nebo zúčtováním platby.
V případě pověření k evidenci tržeb je to dále:
- daňové identifikační číslo poplatníka, který pověřil evidováním této tržby poplatníka, který tržbu eviduje.
U plátců daně z přidané hodnoty navíc do údajů patří:
- základ daně z přidané hodnoty a daň podle sazeb daně z přidané hodnoty,
- celková částka v režimu daně z přidané hodnoty pro cestovní službu,
- celková částka v režimu daně z přidané hodnoty pro prodej použitého zboží.
Peněžní hodnoty se vždy uvádějí v české měně. V případě uskutečnění evidované tržby v cizí měně použije poplatník pro uvedení částky v Kč v daném okamžiku jím deklarovaný kurz. Pokud poplatník k okamžiku uskutečnění použitý kurz neuvádí, použije jiný vhodný kurz, např. kurz ČNB k uvedenému datu.

Údaje uváděné na účtence (§ 20 zákona o evidenci tržeb)
Poplatník je na účtence povinen uvádět:
- fiskální identifikační kód (FIK, jednoznačný identifikátor generovaný společným technickým zařízením správce daně. Tento kód potvrzuje zaevidování tržby a je unikátní pro každou potvrzovanou datovou zprávu. V případě opakovaného zaslání datové zprávy o evidované tržbě (např. z důvodu výpadku spojení), tak může dojít k situaci, kdy poplatník ze systému obdrží ke každé zaslané datové zprávě potvrzující datovou zprávu obsahující jiný FIK. Správce daně s uvedenou situací počítá a eviduje informace o všech zaslaných datových zprávách (i opakovaných), včetně potvrzovacích datových zpráv a přidělených kódů.),
- daňové identifikační číslo (DIČ) poplatníka, pokud není jeho kmenová část tvořena obecným identifikátorem, kterým je rodné číslo,
- daňové identifikační číslo (DIČ) poplatníka, který pověřil evidováním této tržby poplatníka, který tržbu eviduje, pokud není kmenová část tohoto DIČ tvořena obecným identifikátorem, kterým je rodné číslo,
- označení provozovny, ve které je tržba uskutečněna,
- označení pokladního zařízení, na kterém je tržba evidována,
- pořadové číslo účtenky,
- datum a čas přijetí tržby nebo vystavení účtenky, pokud je vystavena dříve,
- celkovou částku tržby v české měně,
- bezpečnostní kód poplatníka (BKP),
- údaj, zda je tržba evidována v běžném nebo zjednodušeném režimu.
Nemá-li poplatník povinnost uvádět na účtence fiskální identifikační kód, je povinen dle § 20 odst. 2 zákona o evidenci tržeb na účtence uvádět svůj podpisový kód. Jedná se o situace, kdy:
- při běžném režimu dojde z důvodu technické závady či dočasného výpadku připojení k překročení mezní doby odezvy nastavené na pokladním zařízení poplatníka a poplatník do té doby neobdržel od správce daně potvrzení o zaevidování tržby ve formě fiskálního identifikačního kódu nebo
- v případě evidování tržby ve zjednodušeném režimu.
Poplatník může kromě těchto údajů uvádět na účtence i jiné údaje, zejména z důvodu potřeby splnit povinnosti podle jiných zákonů - např. podle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele nebo zákona č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání.
Povinnost vydávat příslušný doklad může být splněna najednou, tj. jedním dokladem, který bude splňovat povinnosti uložené různými zákony.
Údaje dle § 20 odst. 1 písm. a) až i) zákona o evidenci tržeb uváděné na účtence musí odpovídat údajům uvedeným v datové zprávě zaslané poplatníkem správci daně a v případě fiskálního identifikačního kódu údaji zaslanému v potvrzení správce daně o přijetí datové zprávy. Uspořádání údajů na účtence zákon o evidenci tržeb nestanovuje, nicméně je nutné, aby byl význam údajů uvedených na účtence čitelný a jednoznačně identifikovatelný.

Storno a opravy (§ 7 zákona o evidenci tržeb)
Vrací-li se evidovaná tržba nebo provádí-li se opravy tržby, která již byla odeslána do systému správce daně, a byla-li taková transakce provedena v hotovosti, šekem, směnkou nebo jiným obdobným způsobem, musí poplatník takovou tržbu (zápornou) zaevidovat. Postupovat bude obdobně jako v případě evidování tržby s tím rozdílem, že zadaná částka bude záporná (mínusová tržba).
V případě, kdy poplatník vrací nebo opravuje platbu, která nebyla evidovanou tržbou (např. byla uhrazena převodem z účtu na účet), není povinen takovou platbu zaevidovat, a to ani v případě, že je vrácena v hotovosti nebo obdobným způsobem. Obdobně uvedené platí i pro situaci, kdy byla vrácena evidovaná tržba, ale vrácení proběhlo například převodem z účtu na účet.
Postup se vztahuje na případy vrácení zboží bez uvedení důvodu, při vyřízení reklamace, u omylem zaevidované tržby nebo na případy, kdy byly údaje o evidované tržbě zaslány správci daně před přijetím tržby a zákazník nakonec zboží nezaplatil (např. půjde-li o zaslání zboží internetovým obchodem na dobírku a následné nepřevzetí zboží). Provedené storno není z technického hlediska vázáno na původně zaslanou datovou zprávu (vydanou účtenku).