Jaké zařízení je třeba

Obecně potřebuje mít každý podnikatel k naplnění podmínek zákona o evidenci tržeb na každém prodejním místě datové připojení (pevné nebo mobilní internetové připojení), které umožní se ve chvíli přijetí platby spojit s Finanční správou a zařízení (přístroj včetně softwaru nebo aplikaci), které umožní tržbu zaevidovat, odeslat údaje o ní na server Finanční správy, následně přijmout fiskální identifikační kód a vytisknout účtenku.

Různá řešení pro evidenci tržeb mohou podnikatelé zvolit podle četnosti tržeb a charakteru činnosti.

Upgrade stávajícího systému

Pokud podnikatel již pracuje s pokladním systémem, který má technickou způsobilost se po úpravě software přizpůsobit požadavkům nového zákona, může provést upgrade pokladního software. Předpokladem je, že pokladní systém je schopný komunikovat přes internet. Může se ovšem stát, že se ukáže jako výhodnější investovat do nového systému než udržovat v provozu starší zařízení.

Nový systém pro malé provozy (jedno pokladní místo, řádově pouze jednotky nebo desítky účtovaných položek)

Lze využít smartphone či tablet s připojenou tiskárnou, on-line kalkulačku s páskou, pokladnu spojenou s počítačem nebo jednoúčelovou pokladnu. Toto řešení je však třeba velmi pečlivě zvážit zejména s ohledem na faktické potřeby podnikatele - levnější zařízení budou vyhovovat spíše menším provozům, příležitostným prodejcům na trzích nebo malým gastronomickým provozovnám a nemusí mít dlouhou životnost nebo být schopné dalšího rozšiřování. Technickým řešením bude smartphone nebo tablet s vhodným programem a s bezdrátovou tiskárnou. Nevýhodou bude určitě omezená výdrž baterií, limitovaný počet funkcí nebo nemožnost vzdáleného zálohování dat.

Další možností jsou specializovaná kompaktní přenosná zařízení velikosti kalkulačky, která v sobě integrují veškeré funkce nutné pro evidenci tržeb a tiskárnu. Tato profesionální řešení jsou vhodná do malých provozů s desítkami až stovkami vydaných účtenek nebo pro obchodníky bez stálé provozovny. Je možné volit mezi zařízeními bez možnosti vzdáleného zálohování nebo se zálohováním dat, při němž je možné sofistikované vyhodnocování údajů. Nejvyšší verzí jsou all-in-one kompaktní zařízení, která nabízejí vyšší odolnost použité technologie, čtečky karet pro identifikaci zákazníků, uživatelský komfort díky internetovému portálu (vyhodnocení prodeje, nastavení položek), možnost připojení váhy, skeneru čárového kódu a zálohování dat pro případ ztráty nebo poruchy.

Nový systém pro středně velké provozy (jedno až dvě pokladní místa, řádově více než stovka účtovaných položek, vzdálená kontrola)

Základem systému budou zpravidla pokladny spojené s počítačem nebo jednoúčelové pokladny. Pořizovací cena se však bude pohybovat určitě v řádech desítek tisíc korun za jedno pokladní místo. Pokladny je možné individuálně konfigurovat pro jednotlivé provozy, spojovat je v rámci provozu nebo více provozů, připojovat na ně různé periferie vč. identifikace osob obsluhy a lze od nich očekávat také pokročilé funkce spojené třeba se vzdálenou správou. V případě jednoúčelových pokladen se bude jednat o vysoce odolná zařízení schopná provozu v náročných podmínkách, ovšem s možnou nevýhodou nemožnosti komunikace s jiným software.

Nový systém pro velké provozy (více pokladních míst, řádově stovky až tisíce účtovaných položek, vzdálená kontrola)

Základem systému budou vždy pokladny spojené s počítačem nebo jednoúčelové pokladny. I zde je nutné počítat s desítkami tisíc korun za jedno pokladní místo. Typicky půjde o vyšší verze zařízení uvedených výše, disponující rozšířenou funkcionalitou a plně vyhovující provozovnám s širokou škálou položek, velkým počtem obsluhujícího personálu a stovkami až tisíci vydanými účtenkami denně.

Vyhovuje stávající pokladna elektronické evidenci tržeb?

o Pokladna má připojení na internet nebo alespoň síťové rozhraní (LAN), případně lze toto rozhraní dokoupit jako volitelné příslušenství od výrobce pokladny.

o Dodavatel deklaruje, že je schopen upravit systém v pokladně tak, aby byl připraven na evidenci tržeb (jedná se zejména o možnost on-line dotazu na server Finanční správy při uzavírání účtenky a dále možnost ukládání off-line účtenky do paměti při výpadku spojení).

Většina nových levnějších registračních pokladen a prakticky všechny registrační pokladny starší více než tři - čtyři roky neumožňují připojení na internet a tak velmi pravděpodobně nebudou vyhovovat požadavkům na evidenci tržeb.